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秘書検定の過去問 | 予想問題 2級 問46

問題

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秘書A子は受付業務を担当している。上司を訪ねてきた客に対するA子の対応として不適当と思われるものを選べ。
   1 .
予約客だが初めての客だったので、名刺をもらって上司に取り次いだ。
   2 .
予約のない来客だったが、取引先の部長で急ぎの用件とのことだったので、待ってもらって取り次いだ。
   3 .
上司の昔の友人とのことだったが、名前の他に用件を尋ねた。
   4 .
上司の友人だったが、電話ではときどき話していたが初対面だったので、「いつもお電話で失礼しております」と挨拶した。
   5 .
予約のない初めての来客だったが、取引先からの紹介状を持っていたので、その場で中を確認してから上司に取り次いだ。
( 秘書検定 2級の過去問/予想問題 問46 )
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この過去問の解説 (3件)

201

正解は「予約のない初めての来客だったが、取引先からの紹介状を持っていたので、その場で中を確認してから上司に取り次いだ。」です。

選択肢1. 予約客だが初めての客だったので、名刺をもらって上司に取り次いだ。

(◯)予約のある来客ですから基本的にどこの誰かという情報は事前に把握してあるはずですので、速やかに取り次いでも問題ないでしょう。

選択肢2. 予約のない来客だったが、取引先の部長で急ぎの用件とのことだったので、待ってもらって取り次いだ。

(◯)相手が取引先の部長で、なおかつ急用という事ですので、来客が来たことを上司に伝え指示を仰ぎましょう。

選択肢3. 上司の昔の友人とのことだったが、名前の他に用件を尋ねた。

(◯)予約がなく昔の友人という事ですから、用件が業務に関するものかどうかを確認するのは適切です。

選択肢4. 上司の友人だったが、電話ではときどき話していたが初対面だったので、「いつもお電話で失礼しております」と挨拶した。

(◯)とても丁寧な対応です。

選択肢5. 予約のない初めての来客だったが、取引先からの紹介状を持っていたので、その場で中を確認してから上司に取り次いだ。

(×)取引先からの紹介状を持っていることから、業務に関係する人物だと推測できますので、上司に面会するかどうかの確認をしましょう。また特別な指示がない限り、紹介状の中身を確認するのは秘書の仕事ではありません。

付箋メモを残すことが出来ます。
44

不意の客ですが、紹介状を持っているので、上司の都合を確かめて取り次ぐのが適切です。

紹介状の中身は個人的なものかもしれませんから、秘書が勝手に中を確認するのは不適切です。

33

正解は「予約のない初めての来客だったが、取引先からの紹介状を持っていたので、その場で中を確認してから上司に取り次いだ。」です。

選択肢1. 予約客だが初めての客だったので、名刺をもらって上司に取り次いだ。

予約客なので、名刺をもらわなくても大丈夫ですが、念のためもらっておくことも問題ありません。

選択肢2. 予約のない来客だったが、取引先の部長で急ぎの用件とのことだったので、待ってもらって取り次いだ。

予約がない場合でも、相手が取引先の部長で、急ぎの用ということなので、すぐに上司に確認しましょう。

選択肢3. 上司の昔の友人とのことだったが、名前の他に用件を尋ねた。

予約がなく昔の友人とのことなので、まずは名前を確認し用件を尋ね、上司に確認する際の参考にしましょう。

選択肢4. 上司の友人だったが、電話ではときどき話していたが初対面だったので、「いつもお電話で失礼しております」と挨拶した。

電話でしか話したことがない人に初めて会った場合は、丁寧に挨拶することが大切です。

選択肢5. 予約のない初めての来客だったが、取引先からの紹介状を持っていたので、その場で中を確認してから上司に取り次いだ。

秘書が紹介状の中身を確認することは、不適切です。

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