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秘書検定の過去問 | 予想問題 2級 問50

問題

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次は秘書A子が上司のスケジュール管理として行ったことである。不適当と思われるものを選べ。
   1 .
上司から行き先を告げず「ちょっと出かける」と言われた時、行き先は尋ねずに帰社時間だけを尋ねた。
   2 .
予約客がその時間に現れない時、客の会社に電話して予定通りに出かけたか尋ねた。
   3 .
朝、上司から体調が悪いので休むと電話があった時、その日出席予定だった取引先の祝賀会には欠席の連絡をした。
   4 .
次の予定が差し迫っているのに常務との打ち合わせが長引いている時、常務秘書に頼んで上司に次の予定のことを伝えてもらった。
   5 .
上司が夕方会合に出て、そのまま直帰する時、明日の朝の予定をメモして渡した。
( 秘書検定 2級の過去問/予想問題 問50 )
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この過去問の解説 (3件)

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正解は「朝、上司から体調が悪いので休むと電話があった時、その日出席予定だった取引先の祝賀会には欠席の連絡をした。」です。

選択肢3. 朝、上司から体調が悪いので休むと電話があった時、その日出席予定だった取引先の祝賀会には欠席の連絡をした。

このような場合は秘書が勝手に判断をせず、上司に「代理者」をたてるかどうか判断を仰ぎます。

「代理者」をたてる場合、準備していた御祝や祝賀会の案内などを代理者に引き継ぎします。

「代理者」をたてず欠席で対応する場合は、取引先へ連絡し「緊急な用件ができ欠席する」旨と、突然の欠席に対するお詫びを伝えます。

上司の体調や健康問題については口外しないこととします。

付箋メモを残すことが出来ます。
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正解は「朝、上司から体調が悪いので休むと電話があった時、その日出席予定だった取引先の祝賀会には欠席の連絡をした。」です。

選択肢3. 朝、上司から体調が悪いので休むと電話があった時、その日出席予定だった取引先の祝賀会には欠席の連絡をした。

このような場合は代理者が出席することもよくありますので、判断は上司に任せましょう。

上司に聞かずに秘書が出欠を判断して先方に連絡するのは不適切です。

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正解は「朝、上司から体調が悪いので休むと電話があった時、その日出席予定だった取引先の祝賀会には欠席の連絡をした。」です。

選択肢3. 朝、上司から体調が悪いので休むと電話があった時、その日出席予定だった取引先の祝賀会には欠席の連絡をした。

秘書の独断で欠席の連絡をするのは不適切です。

代理者を立てるのか確認するのが適切です。

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