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秘書検定「2級」の過去問/予想問題を出題

問題

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総問題数 : 398
クリア
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秘書A子は、取引先のB氏からの、上司あてに面会の申し込みをする旨の電話を取った。上司に伝えたところ、「用はわかっているが、今回は断っておいてくれ」とのことである。A子のB氏への対応として、適当と思われるものを選べ。
   1 .
「上司はしばらく仕事が立て込んでおり、誰の面会も断っている。日を改めて再度申し込んでほしい」と言う。
   2 .
「上司は今多忙で面会できないが、代わりの者ではどうか」と尋ねる。
   3 .
「上司に伝えたところ、用はわかっていると言っていたが面会はしたくないそうだ」と言う。
   4 .
「上司はしばらく仕事が立て込んでおり、面会は無理なので、時間が取れそうになったらこちらから連絡させてもらう」と言う。
   5 .
「上司は今都合がつかないので、代わりに自分が用件を聞いて後で上司に伝える」と言う。
( 秘書検定 2級の過去問/予想問題 )

この過去問の解説 (3件)

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正解は4番です。

「今回は断っておいてくれ」ということは、上司は用件はわかっているが面会したくないのです。
上司の「面会したくない」という気持ちを読み取って対応しましょう。

このような場合は多忙などの理由で面会できないと伝え、時間が取れそうならこちらから連絡することにしておくのが適切です。(こう言っておいて連絡しなければ断ったことになります。)
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1.(×)他の取引先との面会までも断るわけではなく、今後別の場所での話の辻褄が合わなくなってしまう可能性もあるため、「誰の面会も断っている」と言ってしまうのは危険です。

2.(×)代わりの者に取り次いだとしても、指示を仰ぐべき上司が「今回は面会しない」と既に明言していることと、また、対応ルートの混乱を避けるためにも相応しい対応ではありません。

3.(×)今回の場合、上司があなたを信頼して言ったのであろう内容をそのままB氏に伝えてしまうのは、相手方の気分を害するだけでなく、上司からの信用も失いかねないので避けるべきでしょう。

4.(○)上司の「面会を断りたい」理由はわかりませんが、その後状況が変化する可能性も考えなくてはいけませんので、「こちらから連絡します」と伝える事は今後の取引を断ち切ったわけではないと相手方に案に伝えることができ、連絡するかしないかの判断も上司に委ねることが出来るので、適切な対応です。

5.(×)2同様、秘書が用件を聞いたところで、結局上司に指示を仰がなくてはいけません。秘書業務内の対応でもないので全く的外れな対応です。
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正解は4番です。

1.すべての面会を断っているわけではないので、「誰の面会も断っている」などと言うことは不適切です。また、日を改めてもらっても、用件をわかった上で断っているので、再度断ることになる可能性が高いため、不適切です。
2.上司は、はっきりと面会しないと言っています。代理を立ててほしい時はそのように上司から指示があるはずなので、秘書の判断で代理を立てるのは不適切です。
3.「面会はしたくない」とはっきり言うことは不適切です。上司とB氏のその後の関係性が悪くならないように、丁重に断りましょう。
4.面会できないと丁重にお断りし、角が立たないようにします。また、「こちらから連絡する」という言い方をすることで、相手が再度連絡してきて、また断らないといけないという状況も回避できます。
5.上司は用件が分かった上で断ると言っているので、代わりに用件を聞く必要はありません。
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