秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問4

１．（×）上司の会議が終わるまでの相手をさせるために課長を呼び出し、時間を取らせてしまうのは不適切です。

２．（×）会議が長引く可能性も考えましょう。また、上司が友人に会う意志があるかどうかわからないので、むやみに待たせるのは適切ではありません。

３．（×）そもそもアポイントメントなしで相談があると不意に来社された訳ですから、何か急な要件なのかもしれません。秘書の判断で出直すよう伝えるのは不適切です。

４．（×）友人に会うかどうか決めるのも、会議を途中で抜け出すほどの事かを決めるのも上司です。秘書が上司の行動を強制するのは不適切です。

５．（○）上司の指示を得るのは、とても適切な対応です。

正解は５番です。

１．会議が終わるまで待ってもらったとしても、上司が会うかどうかはわかりません。秘書の勝手な判断で課長の大切な時間を使うのではなく、まずは上司の判断を仰ぎましょう。
２．会議が長引いた場合、余計に待たせてしまうことになります。上司が会うかどうかもわからないので、むやみに待たせることは適切ではありません。
３．用件も聞かず、上司に確認もないままで、相手に出直すように伝えることは、不適切です。
４．会うかどうかを判断するのは、上司の仕事です。メモを入れるのはよいですが、会うように指示することは秘書として適切な対応ではありません。
５．会議中に不意の来客があった際に、どうしたらよいか判断しかねる場合には、会議室の上司にメモで知らせて指示を仰ぎます。

正解は５番です。

友人は待つと言っても、会議が長引くかもしれないし、上司が会うというかどうかもわかりません。
このような場合は、待ってもらってよいかどうか、上司の指示を得るのが適切です。