秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問2
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問題
秘書検定 2級の過去問／予想問題 問2 （訂正依頼・報告はこちら）
秘書A子の上司（営業部長）は１時間ほどで戻ると言って外出した。その後、上司あてに「Ｂ社（取引先）から紹介された」という不意の来客があった。このような場合、A子は来客に、上司は外出中であると言った後にどのように対応するのがよいか。適当と思われるものを選べ。
- 出直してもらうよう伝え、その日には連絡をもらいたいと言う。
- 紹介状があるかどうか、ない場合はB社の誰に紹介されたかを聞き、B社に問い合わせて確かめ、その上で対応する。
- 用件にもよるが、B社の紹介で来訪したということで、こちらのB社の担当の者が話を聞くがどうかと尋ねる。
- 取引先であるB社からの紹介なので、１時間ほどで戻るので待ってもらえないかと言う。
- 代わりに自分が用件を聞くがどうかと尋ねる。
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この過去問の解説 （3件）
01
２．（×）紹介状の確認や紹介者の名前、B社への確認など少し大げさな対応かと思われます。どのような要件の来客か現段階では解らないため、相手方の気分を害してしまうような対応は避けておくべきしょう。
３．（◯）アポイントメントが無かったことや、突然の来客をいきなり上司である部長に面会させるのは適切な判断ではないことから、別の担当者に対応してもらうのが妥当です。
４．（×）何らかの原因で、上司が一時間で戻らない可能性も考えましょう。
５．（×）秘書であるA子が、そこまでする必要はないでしょう。
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02
１．用件も何も聞かずに追い返すことは、不適切です。
２．紹介状の有無より、まずは用件を確認してから、代わりの担当者に取り次ぐか判断しましょう。
３．B社の紹介で来訪したとのことなので、代わりに対応できそうなB社の担当者にまずは取り次ぐのが最適です。
４．上司の帰社が遅れた場合、さらに待たせることになるので、不適切です。
５．上司宛の用件を秘書が代わりに聞くことは適切ではありません。
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03
上司の外出中の不意の来客ですが、この場合は取引先の紹介とのことなので、取引上の用件かもしれません。
内容によれば上司よりも担当者が聞く方が良い場合もありますから、まずは担当者が話を聞くがどうかと尋ねるのが適切な対応です。
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