秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問34

１．（×）「取り次がないよう上司に言われている」と来客に伝えるのも不適切ですが、急な用件である可能性も考え、帰って予約を取り直すようにと勝手な判断で対応してしまうのは不適切です。

２．（○）急を要する用件かを確認し、それに合わせて上司の指示を仰ぐなどの対応をしましょう。

３．（×）上司以外の者でも対応できる可能性もありますので、用件を確認せず待たせるのは不適切です。

４．（×）名前すら名乗らない来客ですので、何か事情があるのではと推測できます。秘書の勝手な判断で、面会を決め上司を呼び出すのは不適切です。

５．（×）話を聞くのではなく、急用かどうかを判断するべきです。

正解は２番です。

予約客以外は取り次がないように言われていても、この場合は訳がありそうな客なので、取り次ぐかどうかを判断する必要があります。
用件を聞いてみて重要なものであれば取り次ぐ必要があるでしょうし、話によっては上司でなくても良いこともあります。
そうした判断をするために、まず用件だけでも聞かせてもらうのが適切です。

正解は２番です。

１．「予約客以外は取り次がないように言われている」と伝えることは、好ましくありません。また、急を要する場合もあるので、秘書の勝手な判断で帰らせてはいけません。
２．重要なものであれば取り次ぐ必要があるので、まずは用件だけでも聞かせてもらうのが適切です。
３．待ってもらったとしても、上司が会うかどうかわかりません。まずは用件を確認し、それに合わせて上司の指示を仰ぎましょう。
４．打ち合わせ中の上司を呼び出すということは、面会を勝手に決めつけてしまったことになります。まずは用件を確認し、上司の指示を仰ぎましょう。
５．「予約客以外は取り次がないように言われている」というのは好ましくないですし、秘書が話を聞く必要もありません。