秘書検定の過去問 | 予想問題 2級 問81

正解は２番です。

メールでの連絡は便利ですが、上司にとっては常にメールチェックをしなければならず、手間がかかります。

このようなことをカバーするのも秘書の仕事なので、急ぎのものはA子が取り次ぐようにすれば業務に支障をきたすことはありません。

メールの内容は上司が直接読むべきですから、送ったということを知らせてもらうのが最適です。

正解は2です。

メールの便利性を考慮し、部下が上司へ連絡するときはメールでよいことになっているのですから、秘書A子が「メールの連絡を一切やめる。」という判断は適切ではありません。
また、同メール内容を秘書A子にも送信するというのも適当ではなでしょう。
「メールを送った。」と部下から毎回連絡するのは、メールの利便性を欠くものであり、時間の無駄でもあります。
また、上司にメールを習慣づけるという行動は、上司の仕事のやり方を否定することになります。
適当なものは、2番の、急ぎの内容は秘書A子にも連絡をしてもらうようにする、です。

正解は2番です。
秘書は上司の仕事を補佐する役割があるため、上司の仕事の仕方に反したり、上司の判断なしで独断で仕事を進めるような事は控えましょう。

1.秘書の独断でメールを止めるのは不適当です。

3.中には上司だけが見るべき事項もあるので、秘書宛に送ってもらうのは不適切です。

4.時間に左右されないのがメールの利点でもあるので、毎回確認を入れるのは非効率です。

5.何回も上司に確認を催促するのは、上司の考えを否定することにもなります。

今回の場合、急ぎ時は返せるようにA子にも一報入れてもらうのが適切な対応です。

正解は２番です。

仕事のやり方を否定するのは秘書として不適切です。

毎回連絡したり確認したりというのは、上司のミスを指摘するかのようなやり方ですので失礼になります。

業務上秘書が見る必要のないメールを、わざわざ秘書にも送ってもらうのも不適切です。

上司は全くメールを見ていないわけではないので、上司を信頼しつつも、急ぎのものは確認を促せるように、秘書に一報もらうのが適切です。