秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問81
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問題
秘書検定 2級の過去問／予想問題 問81 （訂正依頼・報告はこちら）
秘書A子の上司へ部下が連絡するときは、メールですればよいことになっている。しかし上司はあまりメールを見ないので、業務に支障が出ていると部下から苦情が出ることがある。そのような場合、A子の部下への対応として適当と思われるものを選べ。
- これからはメールで連絡するのを一切やめてもらえないか。
- 急ぎのメールのときは自分からも上司に伝えるので、知らせてもらえないか。
- 上司にメールを送るときは、自分にも同じメールを送ってくれないか。
- 上司にメールを送った時は、送ったと直接上司に知らせてもらえないか。
- 上司がメールを見る習慣をつけられるよう、1日に何度もメールを見たかどうか確認してみようか。
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この過去問の解説 （4件）
01
メールでの連絡は便利ですが、上司にとっては常にメールチェックをしなければならず、手間がかかります。
このようなことをカバーするのも秘書の仕事なので、急ぎのものはA子が取り次ぐようにすれば業務に支障をきたすことはありません。
メールの内容は上司が直接読むべきですから、送ったということを知らせてもらうのが最適です。
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02
メールの便利性を考慮し、部下が上司へ連絡するときはメールでよいことになっているのですから、秘書A子が「メールの連絡を一切やめる。」という判断は適切ではありません。
また、同メール内容を秘書A子にも送信するというのも適当ではなでしょう。
「メールを送った。」と部下から毎回連絡するのは、メールの利便性を欠くものであり、時間の無駄でもあります。
また、上司にメールを習慣づけるという行動は、上司の仕事のやり方を否定することになります。
適当なものは、2番の、急ぎの内容は秘書A子にも連絡をしてもらうようにする、です。
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03
正解は2番です。
秘書は上司の仕事を補佐する役割があるため、上司の仕事の仕方に反したり、上司の判断なしで独断で仕事を進めるような事は控えましょう。
1.秘書の独断でメールを止めるのは不適当です。
3.中には上司だけが見るべき事項もあるので、秘書宛に送ってもらうのは不適切です。
4.時間に左右されないのがメールの利点でもあるので、毎回確認を入れるのは非効率です。
5.何回も上司に確認を催促するのは、上司の考えを否定することにもなります。
今回の場合、急ぎ時は返せるようにA子にも一報入れてもらうのが適切な対応です。
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04
仕事のやり方を否定するのは秘書として不適切です。
毎回連絡したり確認したりというのは、上司のミスを指摘するかのようなやり方ですので失礼になります。
業務上秘書が見る必要のないメールを、わざわざ秘書にも送ってもらうのも不適切です。
上司は全くメールを見ていないわけではないので、上司を信頼しつつも、急ぎのものは確認を促せるように、秘書に一報もらうのが適切です。
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