秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問39

１．（○）正しく伝えるために、受けた伝言の内容に誤りがないかを確認するのは重要な事です。また、自分の名前を名乗ることで、今後何かがあった際にも対応がスムーズに進む可能性があります。

２．（○）相手が番号の間違いに気付きやすくなるので、こちらの番号を伝えることは親切な対応ですし、再度同じ相手から同じ間違いでかかってくる事もなくなるでしょう。

３．（○）たとえ相手が待つ事を了承していても、待たせる時間にも限度があります。予想よりも長引きそうな場合の適切な対応です。

４．（○）もともとはこちらからかけた電話ですので、途中で切れてしまった場合はそれがどちらのミスであっても、なるべくこちらからかけ直しましょう。

５．（×）メモを取るか取らないかを決めるのは相手ですので、メモするよう強制するのは不適切です。

正解は５番です。

複雑な内容でも、メモをとらなくてはいけないかどうかは相手が決めることです。こちらからメモをとるように言うのは不適切です。

話が複雑だと思う場合は、要点を繰り返すか念押しをするなどして、相手に重要な部分をわかってもらうようにするのが適切です。

正解は５番です。

１．伝言を受けた際に内容を復唱することは、内容を正しく把握できているか確認するためにとても重要なことです。また、伝言を承った際には自分の名前を名乗ることで、相手も誰に伝えたか把握でき、何かあった際の連絡もスムーズです。
２．間違い電話がかかってきた際には、間違いであることを伝えるとともに、こちらの番号を伝えることで、相手が再度間違えてかけてくることを未然に防ぐことができます。
３．電話口で相手も長時間待たせることは好ましくありません。長くなりそうなときは、一旦切ってから再度かけ直すと伝えるようにしましょう。
４．自分からかけた電話は、たとえ相手のミスで切れても再度こちらからかけ直すようにしましょう。
５．相手にメモをとるように強制することは、失礼であり不適切です。