秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問261

正解は４番です。

１、２、３番のように、秘書が勝手に上司の予定を変更することは不適切です。予定の変更を決めるのはあくまでも上司なので、確認してから行いましょう。

５番のように、上司の仕事や会議の内容について根掘り葉掘り尋ねることも不適切です。会議が長引くなどしてそのあとの予定に影響しそうな場合は、上司に確認して調整を行いましょう。

正解は４番です。

１．上司の予定は上司が判断することです。同日時で予定が入った場合は、まずは上司にどうするか確認の上で対処しましょう。
２． 急遽上司が休みを取ることになった場合のスケジュール調整は、上司に相談の上で対応しましょう。上司の代理の人に参加してもらうこともあり、必ずしもキャンセルするとは限りません。
３．上司の友人の相談事に対して、秘書が勝手に用件を聞いて対処することは適切ではありません。
４．上司の不在中に急な来客予定ができた場合は、必ず上司の意向を確認の上返事をしましょう。
５．会議の内容を詳しく尋ねることは好ましくありません。会議の延長によりその後の予定に影響が出る場合は、上司に確認してから調整を行うようにしましょう。

(答)4

上司の外出中に「今日の夕方にそちらに伺いたい」と取引先の部長から電話があった際に、上司はまもなく戻る予定であったので、上司に確認して返事をすると答えたというのは適切な対応です。

(その他の選択肢)
1 . 予定が重なった場合にどちらを優先させるかは上司が決めることです。秘書の判断ですぐに面会の日時を変えてもらうように先方に連絡するというのは不適切です。
2 . 選択肢1と同様、秘書の判断でキャンセルの電話をかけるのは不適切です。
3 . 秘書は上司の友人からの相談を代わりに聞くべき立場ではありません。上司に判断を仰ぎ、対応する様にしましょう。
5 . 会議が長引いた理由を疑問に思っても、秘書はその内容を詳しく知るべき立場ではありません。