秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問267
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問題
秘書検定 2級の過去問／予想問題 問267 （訂正依頼・報告はこちら）
秘書A子は後輩秘書B子に、秘書としての職務範囲について話をした。次のうち、秘書としての職務範囲として適当と思われるものを選べ。
- 上司が不在のときに回ってきた稟議書や決済書類に上司の印鑑を押印すること。
- 上司と話をする中でわかる範囲の、上司の性格や家族構成、出身地や出身校などパーソナルな情報について把握しておくこと。
- 上司が作成した書類にミスがあったときに自分の判断で訂正しておくこと。
- 上司が外出中に相談に来た客に応対し、上司の代わりに話を聞いて相談にのること。
- 会社の業績や社員の勤務態度について上司に進言すること。
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この過去問の解説 （3件）
01
正解は「上司と話をする中でわかる範囲の、上司の性格や家族構成、出身地や出身校などパーソナルな情報について把握しておくこと。」です。
秘書は上司の私的な交際などに関する世話をすることもあります。上司のことをできるだけ理解しておく必要があるといえます。
上司の個人的な情報を無理に聞き出したり、必要以上にプライベートに立ち入るのはいけませんが、普通にわかる範囲のことを把握しておくのは良い心がけです。
その他の選択肢については、いずれも秘書としては独断専行、越権行為となる行為です。
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02
正解は「上司と話をする中でわかる範囲の、上司の性格や家族構成、出身地や出身校などパーソナルな情報について把握しておくこと。」です。
上司の印鑑を勝手に押印する権限は秘書にありません。
秘書は上司の私的なことに関して世話をすることもあります。上司のことはできる限り把握しておく必要があります。
上司が作成した書類にミスがあった際には、まず上司に確認の上、訂正するようにしましょう。
上司への相談事に対して、秘書が勝手に話を聞くことは適切ではありません。
会社の業績や人事に関して、秘書が口を出す権限はありません。
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03
(答)上司と話をする中でわかる範囲の、上司の性格や家族構成、出身地や出身校などパーソナルな情報について把握しておくこと。
上司と話をする中でわかる範囲の、上司の性格や家族構成、出身地や出身校などパーソナルな情報について把握しておくことは、日常的に上司をサポートするにあたって役立ちますので、問題ありません。ただし、情報は機密を厳守し、上司本人に対してもあまり秘書が知りすぎていることを感じさせない様に注意しましょう。
その他の選択肢については、いずれも秘書の業務範囲を超越しています。秘書の仕事はあくまで上司のサポートであることを心得ましょう。
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