秘書検定の過去問 | 予想問題
準1級
問25

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問題

秘書検定準1級の過去問／予想問題　問25 （訂正依頼・報告はこちら）

佐藤部長秘書の、鈴木A子が電話で相手に言った言葉として、不適当と思われるものを選べ。

正解！素晴らしいです

残念...

正解は３番です。

秘書が上司にかわって聞くというのが不適切です。
まずは上司が不在であることを伝えましょう。相手からかけ直す、もどったらかけてきてほしいなど、相手の返答を聞きましょう。その上で上司への伝言などを言われたときは、５番のような対応をするのが適切です。

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秘書としての電話対応に関する問題です。

選択肢1. 今出かけるところなので、あとでかけ直すと言われたときに「何時頃お電話をいただけますか」

適切です。

選択肢2. かけた相手が不在だったときに、電話に出た人に「またお電話をいたしますので、よろしくお伝えくださいませ」

適切です。

選択肢3. 上司が不在のとき、取引先からかかってきた電話に「佐藤は外出しておりますので、わたくし鈴木がかわりにうけたまわります」

不適切です。

秘書が上司の代わりに話を聞くことは、不適切です。

選択肢4. そちらに向かっているが、道が混んでいて遅れそうだと言われたとき「今どちらにいらっしゃいますか」

適切です。

ただし、道の混雑が本当の理由ではないなど、相手の所在場所を聞くのが失礼にあたる場合もあるため、場所を聞くのではなく到着の予想時刻を伺うという対応もあります。

選択肢5. 上司への伝言を頼まれたとき「佐藤に確かに申し伝えます。私は秘書の鈴木と申します」

適切です。

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(答)3.

上司の不在中に電話を受けた場合は、まず上司が不在の旨を伝え、その後の対応について先方の希望を確認します。
先方の希望に沿って上司への伝言を承ることは問題ありませんが、秘書からかわりにうけたまわりますと申し出るのは不適切です。

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