秘書検定の過去問 | 予想問題
準1級
問83
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問題
秘書検定 準1級の過去問／予想問題 問83 （訂正依頼・報告はこちら）
部長秘書A子は日頃から仕事をする時には先を読んだ対応をするように心がけている。次のA子が行ったことのうち、先を読んだ対応として不適当と思われるものを選べ。
- 上司が取引先のM社へ出かける時は、そのまま直帰することが多いので、その日は課員に急ぐものは早めに指示を仰ぐようにと連絡した。
- 緊急の部長会議が行われると聞いた時、緊急ならM社との提携についてだろうと推測し、必要と思われる資料をまとめておいた。
- 上司の外出中に、上司の恩師の訃報と、告別式の日時の連絡があったので、その日時に予定されている面談の変更を考えておいた。
- 上司に面談の申し込みがあった時、その日時の前にはいつも長引く会議が入っていたので、他に都合の良い日時はないか尋ねた。
- 上司の外出中に、業界紙の記者から開発中の新製品の取材申し込みがあったので、前回了承した時と同じ扱いなら上司は承諾するだろうと言った。
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この過去問の解説 （3件）
01
秘書が仕事をする上で、ある程度これから起こることを推測して先を読んだ対応をすることは大切です。
しかし、新製品の発表をどのようにするかは会社の方針によるものです。開発中ということもあり、なおさら公表するかどうかはわかりません。前回と同じなら上司が承諾するだろうなどというのは先を読んだ対応とはいえないので誤りです。
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02
１．上司が外出後、直帰することが多いことが分かっている場合に、課員に急ぎのものは早めに指示を仰ぐようにと連絡することは、適切な対応です。
２．臨機応変な対応を求められることが多くありますが、必要と思われる会議資料を事前にまとめておくことは、適切な対応です。
３．上司の外出中に、訃報の連絡があった際に、上司が参列することが明らかな場合には、その日時と重なる予定を変更することは、適切な対応です。
４．面談の申し込みがあった際に、長引くことが分かっている会議が入っている場合は、別の都合を聞くことが、適切な対応です。
５．取材申し込みに関して、前回承諾したからといって、今回も承諾するとは限りません。秘書の勝手な判断で、取材を受けるだろうと推測して伝えることは、不適切です。
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03
上司宛ての取材の申し込みに関して、前回了承していたとしても、取材内容や時期などによって今回は取材を断ることも考えられます。
上司に確認を取っていない未確定な情報を秘書の判断で相手に伝えるべきではありません。結果的に取材を断ることになった場合には却って相手に迷惑をかけることになりますので、上司に確認した上で回答しますと伝えるのが適切な対応です。
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