秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問327

正解は3番です。

会場などの予約者名は上司でなくてもよいです。秘書の名前で予約します。

会場やお店の手配は秘書が行うので、連絡先や名前は秘書の名前にしておきましょう。スムーズに確認作業ができます。必ず会社名もしっかり伝えておきましょう。
その他にも機材や備品、食事の有無、菓子などの予算、人数によって決まる部屋の大きさや空室の状況を確認しておく必要があります。
資料の準備は人数分ではなく、予備を用意しておくと何かあったときに助かります。

正解は３番です。

１．どのような会議かを確認することは、適切です。

２．どのような会議かを確認した上で、参加者をリストアップすることは、適切です。

３．上司が主催者であっても、会場の手配や昼食の手配の際には、連絡先として何かあった時にスムーズに連絡がつく秘書の名前を用いることが適切です。

４．秘書は、会議に必要な種類の資料を作成し、用意します。

５．秘書は、会議に必要な機材や備品を手配します。飲み物の手配、お昼を挟む場合は、昼食の手配もします。

主催者＝全ての代表ではない為、上司に代表の名前を誰にするか必ず確認をとります。

定例会議は前回の会議の最後に決まっていることが多いですが、臨時会議の場合は、急に決まることが多いので、迅速な手配をします。
社内会議を行う場合、内部の者だけで行うのか、外部も招いて行うのかを確認しましょう。
会議に必要な書類や、備品の準備は、いうまでもなく秘書の仕事です。