秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問9

１．（×）秘文書ですから、紛失や部外者に見られる等の機会をさけるため、なるべく必要な枚数だけを準備するのが良いでしょう。

２．（◯）１と同様、不必要になったものはシュレッダーにかけ、部外者の目に触れないように扱うべきです。

３．（×）秘書が独断で秘文書をむやみに保存しておくのは得策ではありません。

４．（×）「近くの席の人」が信頼できる相手かどうかわかりませんし、秘文書を一時的にでも第三者に手渡すことをしてはいけません。

５．（×）電話で確認したからといって、ファックスを受け取るのが本人である確証はありません。また、ファックスの性質上コピーしたのと変わらないため、むやみに部数を増やすのは不適切です。

正解は２番です。

１．秘文書は、必要分のみをコピーします。
２．秘文書は、多くコピーしすぎてしまった時やミスコピーは、シュレッダーにかけて破棄します。
３．秘文書は、多くコピーしすぎてしまった時はシュレッダーにかけて破棄することが適切なので、自分で保管しておく行為は不適切です。
４．秘文書を配布する際には、本人かその秘書に手渡しして、必ず文書受け渡し簿に受領印をもらいます。本人も秘書もいないときは、ほかの人に預けたりせずに持ち帰ります。
５．秘文書をファックスで送るなどということは、絶対にあってはなりません。秘文書を送る際には、郵送で、しかも封筒を二重にして送ります。

正解は２番です。

秘扱いの書類は、コピーが余っても置いておかないように、不要な分はきちんと破棄しましょう。
また、秘文書は相手に直接手渡すのが原則です。他の人の目に触れないように封筒などに入れて手渡しするのが適切です。
ファックスは誤送信の可能性があるので使わないようにしましょう。