秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問26

１．（×）後から話の辻褄が合わなくなる可能性もありますので、事実では無いことを伝えるのは避けるべきです。

２．（×）上司の居場所がわからない以上、必ずすぐに戻るかどうかもわかりませんので、「すぐに戻る」という発言はあまり適切ではありません。

３．（×）そもそも約束の時間にいない事自体が失礼な上、「社内にいるのですぐ探してくる」等とこちらの事情を来客に伝えることにメリットはありませんので、不適切な対応です。

４．（○）来客には具体的な理由を伝えるのは避け、お詫びを伝え少しだけ待ってもらうのが得策でしょう。その間に急いで上司を探しましょう。

５。（×）来客にとっては、自分が来ることを知っているのに席をはずし待たされているという状況は気持ちの良いものではありませんので、望ましい発言ではありません。

正解は４番です。

１．「打ち合わせが」などと事実と異なることを言うと、あとから辻褄が合わなくなる場合もあります。余計なことは言わずに、謝罪してお待ちいただき、すぐに探しに行きましょう。
２．相手を待たせてしまうので、まずは謝罪をしましょう。
３．「探してくる」などと正直に言う必要はありません。相手を待たせてしまうことをまず謝罪して、お待ちいただきましょう。
４．すぐに戻るはずなので、上司が今不在であることを謝罪したうえで、「少々お待ちください」と伝えることが適切です。その間に急いで探しに行きましょう。
５．自分が来ることを知っているのに席を外している、と言われることはあまり良い印象を与えません。

正解は４番です。

上司が社内にいるがどこにいるかはわからないなどの状況は、来客には関係のないことなので、説明する必要はありません。

また、すぐに探せたとしても、来客には待っていてもらうことになるので謝りの言葉は伝えましょう。