秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問114
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問題
秘書検定 2級の過去問／予想問題 問114 （訂正依頼・報告はこちら）
秘書A子は上司から、急なことだが１時間後に緊急の部長会議を開くことになったので、準備をするようにと頼まれた。このときA子が行ったこととして、不適当と思われるものを選べ。
- その時間に上司主催の部内の月例会が予定されていたので、月例会は部長会議の後に行うのでよいかと上司に尋ねた。
- 会議室の予約状況を確認したところ、ちょうど前の会議が終わる時間で、その後は空いていたので、予約を入れた。
- 各部長に電話連絡をした。S部長は、今日は休暇ということだったので、在宅かどうかを聞いておいた。
- 上司から秘文書のコピーを指示されたので、コピー機を使っていた人に急ぎであると説明して順番を譲ってもらい、終わるまで横で待っていてもらった。
- 上司あてに不意の来客があったが、今日は忙しくしているので時間が取れないかもしれない、と断ってから上司に取り次いだ。
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この過去問の解説 （3件）
01
秘文書は人目に触れないように扱うのが基本です。
他のコピー機へ行くか、順番を待って前の人がいなくなってからコピーを取りましょう。
コピーの順番を譲ってもらうのであれば、秘文書であると言って、譲ってもらった人にはその場を離れてもらうのが適切です。
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02
１．元々あったスケジュールをどのように調整すればよいか確認することは、適切な対応です。
２．会議室の予約状況を確認し、空いていればすぐに予約を入れることは、適切な対応です。
３．会議のために、各部長に電話連絡をします。休みの部長がいれば、万が一の際に連絡ができるように在宅かどうか確認することも適切です。
４．秘文書は、人がいる前でコピーをしてはいけません。
５．不意の来客が来た場合は、時間が取れないかもしれない旨を伝えた上で、上司に取りぐのは、適切な対応です。
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03
人が横にいる状態で秘文書をコピーするのは不適当です。
秘文書の社内での取り扱いは、
・他の人から見て秘文書と分からないように持ち歩く
・コピーは人がいない時に必要部数のみ刷る
などの注意事項があります。
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