秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問175
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問題
秘書検定 2級の過去問／予想問題 問175 （訂正依頼・報告はこちら）
秘書A子の上司（営業部長）が一時間ほどで戻ると言って外出した。その１０分後、上司あてに取引先のS社の紹介だという不意の来客があった。このような場合、A子は客に上司は外出中と言った後どのように対応すればよいか。適当と思われるものを選べ。
- 一時間ほどで戻るので応接室で待ってもらえないかと言う。
- 上司の都合の良さそうな日時を教え、予約を取ってもらい出直してもらう。
- S社の紹介だとのことだが、口頭では信用できないので紹介状を持ってきてもらいたいと言う。
- S社の誰に紹介されたのかを尋ね、S社に電話して確認してから応対する。
- 用件によってはこちらのS社の担当者が話を聞くがどうかと尋ねる。
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この過去問の解説 （3件）
01
まずは担当者でも良いか聞くのが最も適切です。
上司が不在時の来客対応は、基本的には以下の流れで行います。
①不在であることを伝える
②意向を確認する
－１．担当者や代理の者でも良ければすぐ手配
－２．再来訪の場合は希望日を聞き、調整後連絡
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02
１．待ってもらったところで、上司が面会するかどうかはわからないため、不適切です。
２．上司不在時の来客に対して、代理の者で対応できる場合は、代理の者にお願いすることが適切です。相手が上司を希望する場合のみ、上司のスケジュールに合わせて予約を取ってもらいます。
３．口頭では信用できないので紹介状を持ってきてもらいたいと言うことは、相手に対して大変失礼で不適切です。
４．紹介を受けた方に対して、わざわざ紹介元に電話をして確認することは、相手に対して大変失礼で不適切です。
５．上司不在時の来客に対して、代理の者で対応できる場合は、代理の者にお願いします。この場合は、S社の紹介と言っているので、用件によってS社の担当者に対応してもらうことが適切です。
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03
不意の来訪ですが、取引先の紹介とのことですから取引上の用件かもしれません。
内容によっては担当者が話を聞くのがよい場合もあるので、このように提案するのが適切な対応です。
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