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秘書検定の過去問 | 予想問題 2級 問178

問題

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秘書A子の、上司(部長)の不在中にかかってきた電話への対応として、不適当と思われるものを選べ。
   1 .
取引先へ面談に出向いているとき、他部署の部長からの電話に「今外出している。3時頃には戻ると思うが」
   2 .
業界団体の親睦旅行で不在のとき、常務からの電話に「◯◯の親睦旅行で出社は明後日になる。急ぎか」
   3 .
臨時の部長会議中、取引先からの電話に「急な社内会議で席を外している。どうするか」
   4 .
常務に呼ばれて席にいないとき、上司の家族からの電話に「今席を外している。戻ったら連絡するように伝えるが」
   5 .
体調不良で会社を休んでいるとき、他部署の部長からの電話に「体調不良で今日は休んでいる。午後に連絡が入る予定だが」
( 秘書検定 2級の過去問/予想問題 問178 )
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この過去問の解説 (3件)

53
正解は3番です。

社外の人に社内会議といった詳細の理由を言うのは不適切です。
不在である事実だけを言うべきです。

付箋メモを残すことが出来ます。
39
正解は3番です。

1.他部署の部長からの電話に対して、外出している旨と戻り時刻を伝えることは、適切な対応です。
2.常務からの電話に対して、親睦旅行中である旨と出社日を伝えることは、適切な対応です。また、急ぎであれば、上司に連絡を取る必要があるので、急ぎの用件かどうかを確認することも、適切な対応です。
3.社外の人間に対して、急な社内会議などと伝えるのは、何かあったのかと思われてしまうため、不適切です。外出中などと伝えるのが好ましいです。
4.家族からの電話に対して、席を外しているため戻り次第絡するように伝える、と言うことは適切な対応です。
5.社内の人間であれば、体調不良で休んでいる旨を伝えることは問題ありません。

24
正解は3番です。

急な社内会議と言ったのでは、何か問題が起きたような印象を与えてしまいます。
このような場合は、外出中など一般的な不在の理由を言うのがよいでしょう。

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