秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問214
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問題
秘書検定 2級の過去問/予想問題 問214 (訂正依頼・報告はこちら)
秘書A子がとった電話は上司あてであったが、相手は名を名乗らず「取り次いでもらえればわかる」と言う。このような場合のA子の対応として、適当と思われるものを選べ。
- 「ご用件だけでもお教えくださいませんでしょうか」と相手に言う。
- 「お名前をおっしゃらないのでお取り次ぎすることはできません」と断る。
- 「お名前をおっしゃらない方からお電話です」と上司に取り次ぐ。
- 「50代ぐらいの、声の低い、堂々とした感じの喋り方の男性からお電話です」などと、声から推測した特徴を言って上司に取り次ぐ。
- 名前がわからないので「お電話です」とだけ言って上司に取り次ぐ。
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この過去問の解説 (3件)
01
電話を取り次ぐ際は、名前を確認してからにしましょう。
ただ、この場合は相手が名乗らず、取り次いでもらえればわかると言っているので、無理に名前を聞き出さなくても用件がわかれば相手の見当がつく事もあります。
そのまま取り次いだり、ましてや断ってしまったりする前に、用件だけでも聞くのが適切です。
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02
電話を取り次ぐ際は、名前を聞くようにしましょう。
1.相手が名前を名乗らない場合は、用件だけでも確認し、
上司に取り次ぐことが適当です。
用件の内容で、誰からの電話かわかるかもしれません。
2.断る前に、もう一度名前か用件を聞くようにしましょう。
3.誰かわからない状態で上司に取り次ぐのは不適当です。
4.特徴は、人によって捉え方が異なります。
また、声の特徴だけでは誰からの電話か
見当がつかないこともあるので4番は不適当です。
5.ただ「電話です。」と取り次ぐだけでは不親切です。
上司に電話を取り次ぐ場合は、
誰から何の用件でかかってきたのかを確認し、伝えましょう。
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03
1.上司に電話を取り次ぐ場合には、相手の名前と用件を確認することが基本ですが、どうしても名乗ってもらえない場合は、「ご用件だけでもお教えくださいませんでしょうか」などと再度確認をしてから、取り次ぐようにしましょう。
2.名前を名乗ってもらえない場合でも、再度用件だけでも確認をするようにしましょう。
3.誰から何の用件でかかってきたのかを確認してから上司に取り次ぐことが基本なので、名前を名乗ってもらえないままで上司に取り次ぐことは不適切です。
4.上司に電話を取り次ぐ場合に、相手の特徴を言う必要はありません。名前と用件を確認しましょう。
5.上司に電話を取り次ぐ場合は、誰から何の用件でかかってきたのかを確認してからにしましょう。
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