秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問259
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問題
秘書検定 2級の過去問／予想問題 問259 （訂正依頼・報告はこちら）
秘書A子は上司（部長）に「しばらく会議の資料を仕上げたいので電話の取り次ぎをしないでくれ」と指示された。そのときにA子が行ったこととして、適当と思われるものを選べ。
- 常務から「急ぎの用件だが部長はいるか」との内線電話が入ったので、「今席を外している。一時間ほどで戻ると思う」と答えた。
- 「書類に部長の印鑑を押して欲しい」と総務部から内線電話が入ったので、「今外出している。私が代わりに印鑑を持っていく」と答えた。
- 得意先の部長が「近くまで来たので」と上司をたずねてきたので、「今外出している」と言って帰ってもらった。
- 取引先の営業担当者が「部長に新製品を紹介したい」とたずねてきたので、「今席を外している。代理の者でも良いか」と聞いて、担当の課長に対応してもらった。
- 他部署の部長から「部長はいるか」と内線電話が入ったので、「今会議の資料を作るため電話を取り次がないように言われている」と話した。
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この過去問の解説 （3件）
01
正解は「取引先の営業担当者が「部長に新製品を紹介したい」とたずねてきたので、「今席を外している。代理の者でも良いか」と聞いて、担当の課長に対応してもらった。」です。
部長にとって上司である常務からの急ぎの用件ということなので、すぐに取り次ぐのが適切です。
上司の許可なく印鑑を押すことが不適切です。
上司に来客があることを伝え、上司の判断に従いましょう。
正解です。
取り次がないように言われているなどと正直に言う必要はないので、席を外しているなどと答えるようにしましょう。
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02
正解は「取引先の営業担当者が「部長に新製品を紹介したい」とたずねてきたので、「今席を外している。代理の者でも良いか」と聞いて、担当の課長に対応してもらった。」です。
部長にとって上司である上部からの急ぎの用件とのことなので、すぐに取り次ぎます。
部長の印鑑を許可なく押すことはＮＧです。
上司に来客の旨を伝えて、指示に従いましょう。
相手も代理で問題ないと言っており、担当の課長がいて対応できることなのであれば、担当の課長に対応してもらいましょう。
「電話を取り次がないように言われている」と正直に言うのではなく、席を外しているなどと対応するのが適切です。
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03
(答) 取引先の営業担当者が「部長に新製品を紹介したい」とたずねてきたので、「今席を外している。代理の者でも良いか」と聞いて、担当の課長に対応してもらった。
常務は上司(部長)の上司にあたり、急ぎの用件とのことですので、この場合は上司に取り次ぐのが適切な対応です。
秘書が上司の印鑑を代わりに持っていくというのは不適切です。
得意先の部長は上司にとって丁重に対応すべき相手です。上司に判断を仰ぎ、対応するようにします。
取引先の営業担当者からの新製品紹介は、代理の者での対応か、日を改めての対応でも問題ないものと考えられます。
相手には「今席を外している。代理の者でも良いか」と聞き、担当の課長に対応してもらうというのは適切な対応です。
会議の資料を作るため電話を取り次がないように言われているということは正直に伝える必要はありません。
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