秘書検定の過去問 | 予想問題
準1級
問31
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問題
秘書検定 準1級の過去問／予想問題 問31 （訂正依頼・報告はこちら）
人事部長秘書のA子は、上司から「これは採用者に関する㊙︎資料だが、コピーしてM支店長に送ってもらいたい」と指示された。このような場合、A子はどのようなことをしなければいけないか。不適当と思われるものを選べ。
- コピー機の周りに人がいない時を見計らってコピーを取る。
- M支店長あてに簡易書留でコピーした資料を送る。
- 発信簿に記録する。
- M支店長に㊙︎資料を送ったことを連絡する。
- M支店長から受け取りの連絡があるまで原本は預かっておく。
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この過去問の解説 （3件）
01
原本は、M支店長に送り終えたらそのことを上司に報告して返却しましょう。もしくは上司の指示があれば鍵のかかるキャビネットに保管するなどしましょう。A子がしばらく預かるというのが不適切です。
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02
１．コピー機の周りに人がいない時を見計らってコピーを取ることは、適切です。
２．簡易書留でコピーした資料を送ることは、適切です。なお、封筒は二重にします。
３．発信簿に記録することは、適切です。
４．M支店長に㊙︎資料を送ったことを連絡することは、適切です。
５．M支店長から受け取りの連絡があるまで原本は預かっておくことは、不適切です。
M支店長に郵送した時点で、原本は鍵付きのキャビネットなどに保管することが、適切です。
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03
機密書類の取り扱いについては、以下の点に留意するとよいでしょう。
・郵送の際は、書留など記録が残る方法を選ぶこと
・コピーをとる際は、周囲に人がいないタイミングを見計らい、書類の置き忘れに注意すること
M支店長からの受け取りの連絡は受けた方がよいですが、A子が原本を預かる必要はないので、誤りとなります。
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