秘書検定の過去問 | 予想問題
準1級
問79
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問題
秘書検定 準1級の過去問／予想問題 問79 （訂正依頼・報告はこちら）
総務部長秘書山田A子が昼食から戻ると、机に次のような上司からのメモがあった。上司は席を外している。このような場合、上司が戻ってくるまでにA子が行うべきことのうち、不適当と思われるものを選べ。
「山田さんへ
1 人事部長と打ち合わせをしている。2時頃戻る予定。
2 戻ったらすぐにM課長、Y課長と1時間ほど打ち合わせをしたい。二人とも今日の午後は外出の予定はないと聞いている。会議室を使いたい。資料の用意は不要。
3 夕方のO氏との面談は明日以降に延期してもらいたい。」
「山田さんへ
1 人事部長と打ち合わせをしている。2時頃戻る予定。
2 戻ったらすぐにM課長、Y課長と1時間ほど打ち合わせをしたい。二人とも今日の午後は外出の予定はないと聞いている。会議室を使いたい。資料の用意は不要。
3 夕方のO氏との面談は明日以降に延期してもらいたい。」
- 二人の課長に、部長が2時から1時間ほど打ち合わせをしたいと言っているのでその時間を空けておいてくれるよう頼む。
- 会議室を予約しておく。
- 取引先から面談予約の電話があったが、急ぎではないとのことだったのでメモを取り、あとで上司に確認して返事をすると伝えた。
- 常務から上司あてに内線電話が入り、急ぎの用ということだったが、上司は人事部長と面談中なので戻り次第連絡すると伝えた。
- O氏に電話をして、すまないが面談を明日以降に延期してもらいたいと詫び、都合の良い日時を二三尋ね、あとで連絡させてもらうという。
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この過去問の解説 （3件）
01
常務は上司や打ち合わせ相手の人事部長にとって上役にあたりますし、また急ぎの用ということですから、打ち合わせ中であっても取り次ぐのが適当です。
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02
１．二人の課長に連絡をして、部長からの打ち合わせスケジュールを伝えましょう。
２．会議室を予約しましょう。
３．取引先から面談予約の電話があった場合は、急ぎではないのであれば、上司に確認後返事をすると伝えましょう。
４．常務からの急ぎの電話は、面談中でも取り次ぐことが適切です。
５．O氏には電話をして、面談の延期を詫び、都合の良い日時を二三尋ね、あとで連絡させてもらうと伝えましょう。
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03
常務は総務部長であるA子の上司にとって、上の立場にあたります。また、常務は急ぎの用と言っているので、人事部長と面談中であっても上司に取り次ぎ、指示を仰ぐというのが秘書として適切な対応です。
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