秘書検定の過去問 | 予想問題
準1級
問87

正解は３番です。

上司主催の会議で、出席者宛に電話があれば、まずフロントからA子が連絡を受けて取り次ぐというのが一般的です。
フロントに直接名簿を渡して取り次いでもらうというのは不適切です。

正解は３番です。

１．昼食の予約をしておくことは適切な対応です。このような会議の場合、料理は事前に予約しておく必要はないので、各人が注文すると伝えることも、適切です。
２．A子自身で管理できるように、照明や室温調節の仕方を教えてもらうことは、適切な対応です。
３．上司主催の会議中に連絡が来た場合は、まずA子が取り次ぐことが基本です。ホテルのフロント係に出席者名簿を渡して、名簿の人宛の電話を直接本人に取り次いでもらうよう頼むことは、不適切な対応です。
４．資料をあらかじめ宅配便でホテルのフロント気付で送り、会議前日に到着確認をしておくことは、適切な対応です。
５．会議の直前に欠席の連絡があった場合に、机上札をはずして席を詰めることは、適切な対応です。

(答)3.

特別な指示がない場合、会議中にフロントにかかってきた電話は、一旦主催者の秘書であるA子が対応し、緊急の場合など必要に応じて本人に取り次ぐのが適切な対応です。
電話がある度にフロントから出席者本人に取り次ぐと、会議のスムーズな進行を妨げることにもなりますので避けた方がよいでしょう。