秘書検定の過去問 | 予想問題
準1級
問128
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問題
秘書検定 準1級の過去問／予想問題 問128 （訂正依頼・報告はこちら）
秘書A子は上司（鈴木部長）から、「今日は忙しいので電話や来客は取り次がないように」と言われていた。そこに取引先のM部長が「約束はしていないが、急ぎで相談したいことがあって来た」と言って訪れた。このような場合、A子はM部長にどのように対応すればよいか。適当と思われるものを選べ。
- 「鈴木は、本日は予定が詰まっておりますので、お会いすることはできません」と断る。
- 「鈴木は、本日は仕事が立て込んでおります。後日にしていただきたいので、ご都合のよい日を教えていただけますか」と言う。
- 「鈴木は仕事が立て込んでおりますが、ただいま聞いてまいりますので少々お待ちくださいませんでしょうか」と言って上司に確認しに行く。
- 「鈴木は仕事が立て込んでおりますが、明日なら大丈夫ですので明日もう一度お越しください」と言う。
- 「鈴木は仕事が立て込んでおりますが、お急ぎでしたらお会いすると思いますので、少々お待ちくださいませ」と言って上司を呼びに行く。
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この過去問の解説 （3件）
01
上司は「取り次がないように」と言っていますが、来客は取引先であり「急いで相談したい」と言っています。
このような場合は上司が会うことも想定されますので、勝手に断ってしまうのは不適切です。
上司に言われた通り多忙であることを伝えてから、上司に確認するので待ってもらいたいという対応が最適です。
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02
１．急ぎの用事と言っている来客に対して、秘書の勝手な判断で今日は会うことができないと断ることは、不適切です。
２．急ぎの用事と言っている来客に対して、秘書の勝手な判断で後日にしてほしいと伝えることは、不適切です。
３．「鈴木は仕事が立て込んでおりますが、ただいま聞いてまいりますので少々お待ちくださいませんでしょうか」と言って上司に確認しに行くことが、適切です。
急ぎの用事とのことなので、まずは上司に急ぎの用事で来訪している旨を伝えて、面会するかどうか確認することが適切です。
４．急ぎの用事と言っている来客に対して、秘書の勝手な判断で明日にしてほしいと言うことは、不適切です。
５．急ぎの用事と言っているので、上司に確認することは適切なことですが、まだ実際に面会するかどうかわからないのに、面会すると思うと伝えて呼びに行くことは、不適切です。
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03
取引先の急な来訪を受けるか否かは上司が判断することですので、相手には受けるかどうかは伝えずに待ってもらい、上司に判断を仰ぐというのが適切な対応です。
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