秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問300

正解は２番です。

予定外の来客に対してアポイントメントの確認をするのは構いませんが詳しく事情を聞く必要はありません。来客と上司の間でしか知りえない内容を秘書が詮索するのは失礼に当たります。

受付の基本

・受付は先着順
・会社のイメージを損ねないような行動を心がける。
・急な来客には上司へ必ず確認する。
・明るくはきはきと笑顔で対応する。

正解は２番です。

１．受付の優先順位は先着順が基本です。
２．予定外の来客に対して、上司に取り次ぐために会社名・名前・用件などを確認することは適切ですが、予定外の来訪となった事情までは確認する必要はありません。
３．秘書として、相手に対する気遣い心遣いはとても大切です。濡れている来客にタオルを渡すなど、臨機応変な気配りができるように心がけましょう。
４．来客対応中には、同僚などとの不要な会話は慎みましょう。

1.適当です。
受付の優先順位は先着順です。
予約客や、顔見知りの客を優先してはいけません。

2.不適当です。
相手の会社名、名前、用件、所要時間を尋ね、取り継ぐ場合には、
上司が忙しいことを告げ、上司に意向を尋ねましょう。
上司が忙しく、来客応対ができない場合は、代理人を立てることも必要です。
その後、伝言を聞き、後程こちらから連絡する旨を丁重に伝えましょう。

3.適当です。
秘書には「気遣い」も大事な要素の一つです。
お客様にとって、気持ちの良い応対だったと思えるような臨機応変な行動も必要になります。

4.適当です。
来客優先で行動しましょう。
秘書の印象は、上司の印象にも関わってきます。