秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問310
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問題
秘書検定 2級の過去問／予想問題 問310 （訂正依頼・報告はこちら）
秘書A子の上司は少々時間にルーズである。今日も面談が押していて次の会議に間に合いそうにない。面談相手はいつもの相手である。A子は次回気を付けるべき点を考えた。適当と思われるものを選べ。
- 先回りして会議先へ遅くなる旨を伝えればよかったのではないか？
-
スケジュールを組む段階で時間に余裕を持たせたらどうだろうか？
- 面談中にメモで急かせば良かったのではないか？
- 会議の遅刻は自分のせいではないからそのままでいいのではないか？
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この過去問の解説 （3件）
01
あらかじめ上司の性格を把握し、時間がかかる面談相手が同じなら時間を調整すればいいのです。大切な面談の最中に入ってはいけません。また、自分の責任ではないと仕事を放棄するのもよくありません。放置してしまうなら上司の名誉を傷つけることになります。先回りの連絡は越権行為になります。
スケジュール調整は秘書の役目、いつも同じ相手なら改善点が見つけやすくなります。
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02
正解は「スケジュールを組む段階で時間に余裕を持たせたらどうだろうか？」です。
不適当です。
越権行為になります。
スケジュールを組む段階で時間に余裕を持たせたらどうだろうか？
適当です。
時間にルーズでも、滞りなく進むスケジュールを立てるのも必要です。
いつも同じ面談相手であれば、それを見越す機転の良さも大事です。
不適当です。
面談を急かすのは失礼にあたります。
秘書の方で、スケジュール管理に気をつけます。
不適当です。
改善点をそのままにしておくのはやめましょう。
秘書であっても、業務内容でPDCAを回し、より良い秘書となるよう心がけましょう。
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03
正解は「スケジュールを組む段階で時間に余裕を持たせたらどうだろうか？」です。
秘書の勝手な判断で、会議の遅刻や欠席連絡をしてはいけません。
スケジュールを組む段階で時間に余裕を持たせたらどうだろうか？
いつも同じ相手で面談が伸びているので、スケジュールを組む段階で、時間調整をすることが適切です。
急な用事もないのに面談中に入ることは不適切ですし、面談を終わらせるように秘書が急かすこともあってはなりません。
問題点が分かっているのに、それを放置することは適切ではありません。
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