秘書検定の過去問 | 予想問題 2級 問310

正解は２番です。

あらかじめ上司の性格を把握し、時間がかかる面談相手が同じなら時間を調整すればいいのです。大切な面談の最中に入ってはいけません。また、自分の責任ではないと仕事を放棄するのもよくありません。放置してしまうなら上司の名誉を傷つけることになります。先回りの連絡は越権行為になります。
スケジュール調整は秘書の役目、いつも同じ相手なら改善点が見つけやすくなります。

1.不適当です。
越権行為になります。

2.適当です。
時間にルーズでも、滞りなく進むスケジュールを立てるのも必要です。
いつも同じ面談相手であれば、それを見越す機転の良さも大事です。

3.不適当です。
面談を急かすのは失礼にあたります。
秘書の方で、スケジュール管理に気をつけます。

4.不適当です。
改善点をそのままにしておくのはやめましょう。
秘書であっても、業務内容でPDCAを回し、より良い秘書となるよう心がけましょう。

正解は２番です。

１．秘書の勝手な判断で、会議の遅刻や欠席連絡をしてはいけません。
２．いつも同じ相手で面談が伸びているので、スケジュールを組む段階で、時間調整をすることが適切です。
３．急な用事もないのに面談中に入ることは不適切ですし、面談を終わらせるように秘書が急かすこともあってはなりません。
４．問題点が分かっているのに、それを放置することは適切ではありません。