秘書検定の過去問 | 予想問題
2級
問341

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問題

秘書検定 2級の過去問／予想問題　問341 （訂正依頼・報告はこちら）

F社の担当者から秘書A子にメールが届いた。秘書A子には心当たりはなく、どうやら同じ会社のD子にメールを送ったつもりだった。次は秘書A子の対応である。適当なものを選べ。

正解！素晴らしいです

残念...

F社の担当者にもD子にも事情を伝えることが必要であり、そのうえで転送します。

F社の担当者が誤送信に対し、D子に連絡するのはよいのですが、どうしたらよいか聞くのは不適当です。自分で考えればいいことです。

また、F社の担当者に再送信するよう頼むのもよくありません。

誤送信は誰にでも可能性のあるミスです。相手を責めるようなことを言うのも失礼です。

間違っている旨をメールよりも電話で伝えてあげると互いに早く処理することができます。

送信ミスの見過ごしは一番やってはいけません。

間違っている段階で相手に正しいことを伝えるのはビジネスの基本です。

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正解は「F社の担当者とD子にメールの宛先が違うことを伝え、転送した。」です。

選択肢1. D子に連絡し、どうしたらよいか尋ねる。

D子に連絡するのは適切ですが、どうしたらよいかは自分で判断できることです。F社の担当者にも間違っている旨を連絡しましょう。

選択肢2. F社の担当者に間違っている旨を伝え、再度D子に送信するよう伝えた。

F社の担当者に間違っている旨を伝えるのは適切ですが、再送するように伝えることは不適切です。自分からD子に伝える際に転送すれば済むことです。

選択肢3. D子に今後このようなことがないように注意してほしいと伝えた。

誤送信は誰にでも起こりうることです。責めるような言い方をすることは不適切です。

選択肢4. F社の担当者とD子にメールの宛先が違うことを伝え、転送した。

まずは、F社の担当者に宛先が間違っていることを伝えます。その際に、D子にもメールの宛先が間違っていたことを伝えて、届いたメールを転送します。そうすれば、F社の担当者が再送する必要はなくなります。

選択肢5. 送信間違いなのでそのまま見過ごした。

送信間違いが分かっているのに、放置することは不適切です。

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宛先の違うメールが来た時、送信者と宛先両方に間違って来ていることを伝えるのがスマートな対応です。
大事な案件かもしれない為、決して見過ごさないようにしましょう。

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